Softvérové zmluvy s klientmi

Aké sú základné dôležité súčasti dobrej zmluvy s klientom na vývoj softvéru? Aký je rozdiel medzi zodpovednosťou za škody a zodpovednosťou za vady softvéru? Ako s tým súvisí SLA? A na čo si dať pozor pri nastavovaní platobných podmienok?

Pre technologickú alebo dizajnovú spoločnosť predstavuje klientská zmluva najkritickejší dokument, ktorý komplexne upraví váš biznis model, určí silu negociačnej pozície voči klientom a naznačí slabé miesta, ktoré časom môžu zmetastázovať do sporov. Väčšina zmlúv na dodávku softvéru alebo dizajnu obsahuje množstvo špecifických ustanovení, no v tomto texte sa venujeme tým najčastejším. Ich správne nastavenie posilní vašu pozíciu, zmenší potenciálne riziká, uľahčí spoluprácu a pomôže predchádzať konfliktom. Z praktických dôvodov budeme v texte pracovať s pojmom softvér, ktorý obsahuje aj UX/UI dizajn.

Majte na pamäti, že softvér, jeho vývoj a fungovanie ostáva záhadou pre väčšinu vašich klientov a právnikov. Preto budú často do zmlúv vkladať od reality odtrhnuté návrhy. Najlepšou zbraňou je evanjelizácia, teda trpezlivé vysvetľovanie a vzdelávanie klientov a ich právnikov.

1. Predmet zmluvy

Predmet zmluvy určí vzájomné plnenia zmluvných strán. Podľa jeho formulácie sa na zmluvu budú sekundárne vzťahovať aj relevantné zákony, ktoré zmluvu ďalej došpecifikujú, často bez vášho vedomia. Predmet zmluvy síce pôsobí nevinne, ako právna vata, no má ďalekosiahle implikácie na celý vzťah s klientom. Nesprávna alebo nedostatočná špecifikácia povinností vás a vašich klientov v predmete zmluvy sú častým pôvodcom sporov. 

Vývojárske štúdiá vytvárajúce software pre klienta sa na začiatku musia rozhodnúť, či pracujú podľa:

  • time & material”: Preferovaná možnosť vývojárov, no klienti sa jej boja, keďže nemajú vopred stanovenú cenu. Tento typ spolupráce je vhodný len pri agilnom vývoji. Jeho výhodou je, že obe strany lepšie využívajú čas, keďže ho nepália diskusiami o rozsahu projektu. Môžu sa tak viac zamerať na budovanie produktu. Klient samozrejme potrebuje 100%-nú vizibilitu do projektu. O výhodách tohto režimu spolupráce je často potrebné vašich klientov trpezlivo presviedčať.
  • fixed scope & fixed price”: Preferovaná možnosť klientov, keďže majú istotu v celkovej cene. Pri nedostatočnej produktovej špecifikácii je to pre vývojárov nočná mora, ktorá projektový manažment môže zahltiť spormi o to, ktoré features a funkcionality sú “in the scope”. Tento režim odporúčame dohodnúť pri existencii dobrej produktovej špecifikácie alebo ak je dohodnutý UX šprint, počas ktorého sa produkt došpecifikuje v realite stanoveného rozpočtu.

2. Ochrana duševného vlastníctva (IP)

Hodnota softvéru tkvie v ochrane IP, ktorej sa širšie venujeme v našom článku Ako si chrániť duševné vlastníctvo (IP). Podmienky užívania a prenosu IP sú zachytené v licenčnej doložke (príp. samostatnej zmluve), ktorej rozsah môže siahať od časovo obmedzeného práva na použitie softvéru až po výhradnú licenciu, pri ktorej sa zaviažete zdržať sa akéhokoľvek použitia diela a klientovi umožníte softvér voľne predávať a sublicencovať ďalej. 

Dobrá zásada pri prevode IP: prevádzajte ho iba v nevyhnutnom rozsahu a na nevyhnutné obdobie.

IP k softvéru je základnou ochranou voči nesolventným klientom. Odporúčame licenciu k IP udeliť až po úplnom zaplatení dohodnutej odmeny, resp. IP uvoľnovať po častiach kopírujúc jednotlivé platby odmeny.   

S ochranou IP súvisí ochrana obchodného tajomstva vo forme NDA (dohody o mlčanlivosti). Táto by mala byť vzájomná a limitovať množstvo subjektov, ktoré k nemu majú prístup len na nevyhnutné minimum. NDA by ste mali podpísať už pred začiatkom rokovaní s druhou stranou.

3. Zodpovednosť za vady a záruka

Softvér, na rozdiel od tradičných “diel”, akými sú napríklad dom, nepodlieha skaze, a preto by sa naň nemala uplatňovať “záruka za akosť”. Zároveň, očakávať existenciu bezchybného softwaru pri neustálom vývoji prepojeného softvéru a hardvéru je utópia. Bohužiaľ, v zmluvách sa často nachádzajú záruky na bezchybnosť softvéru v trvaní vyšších jednotiek rokov. Zo záruk na softvér tak často vznikajú zbytočné spory. Ak má klient záujem o podporu a aktualizáciu softvéru, ideálne by ste mali uzatvoriť SLA, ktorej sa venujeme nižšie. 

Pri zmluve o vývoji softéru má klient právo vady na diele identifikovať a žiadať odstránenie vád (bezplatne), zľavu z ceny alebo vypovedanie zmluvy. Odstraňovanie tzv. “bugov” je možné zmluvne zahrnúť pod spoplatnený vývoj alebo režim údržby (SLA). 

Dobrým zvykom je stanovenie testovacieho obdobia (v rádoch niekoľkých týždňov), počas ktorého má klient možnosť softvér testovať a nahlasovať zistené vady. Po konci testingu dôjde k akceptácii softvéru klientom. Týmto spôsobom môžete predísť zdĺhavým sporom o to, kto je za ktorú vadu povinný zaplatiť.

4. Zodpovednosť za škodu 

V prípade, že jedna zo zmluvných strán tej druhej spôsobí škodu či už vadným plnením alebo porušením zmluvných povinností, je povinná vzniknutú škodu vyjadrenú v peniazoch uhradiť. Vo väčšine právnych poriadkov (SK, CZ, UK, US) platí, že poškodená strana si od druhej strany môže nárokovať náhradu škody neobmedzene vo výške skutočnej škody a ušlého zisku. 

Limitácia zodpovednosti za škodu

Pri zmluvách odporúčame naviazať maximálnu výšku zodpovednosti za škodu, napr. na výšku hodnoty zákazky. Tiež odporúčame vylúčiť zodpovednosť za ušlý zisk, ktorý sa pri veľkých klientoch môže pohybovať v miliónoch EUR. Týmto spôsobom predídete situácii, kedy by jedna “pokazená” zákazka mohla existenčne ohroziť celú vašu spoločnosť.

Zmluvné pokuty

Častým neduhom sú zmluvné pokuty. Vo všeobecnosti by mali motivovať dodávateľa k včasnému a kvalitnému plneniu, v skutočnosti však predstavujú nepotrebnú duplicitu k ustanoveniu o náhrade škody. V UK a US právnych poriadkoch sú do veľkej miery zakázané.

Poistenie

Dobrou ochranou pred zodpovednosťou za škodu je kvalitné poistenie. Dokonca, niektorí klienti ho od vás priamo budú vyžadovať. Poistné zmluvy sú komplikované a obsahujú mnoho výluk, preto sa vždy poradte s vašimi právnikmi skôr, ako ich uzatvoríte. Existencia poistenia vám môže tiež pomôcť pri limitovaní zmluvnej zodpovednosti za škodu do výšky poistenia.

5. Platobné podmienky

Vždy dbajte na 2 metriky, t.j. vašu likviditu a solventnosť klienta. Pri technologických spoločnostiach rozlišujeme 2 druhy klientov, ktorí k platobným podmienkam pristupujú rôzne:

  • korporáty – pri korporátnych hráčoch sa nemusíte báť ich platobnej neschopnosti, naopak: 
    • Extra pozor si dávajte na doby splatnosti. Vnútorné procesy vyplácania faktúr sú komplikované a preto sa splatnosti často pohybujú v mesiacoch. Takto korporátom de facto poskytujete krátkodobý úver. Z našej skúsenosti aj pri veľkých svetových korporátoch sa viete dohodnúť na 30-dňovej splatnosti
    • Druhým problémom je blokovanie vyplatenia sumy rozporovaním jej výšky resp. splnenia vašich povinností. Platobné podmienky preto upravte tak, aby klient mohol blokovať len rozporovanú časť odmeny a tým zmierniť dopady na cash-flow aj v prípade prebiehajúceho sporu na projekte
  • SMEs – malé a stredné podniky zvyknú byť flexibilnejšie ohľadom splatnosti, pozor si však treba dať na ich platobnú schopnosť / solventnosť. Najlepšou ochranou sú zálohové platby vo výške dlžnej sumy. Aj pri malých projektoch sa oplatí základné prvky dohody spísať do jednoduchej objednávky. Neverili by ste, koľko svetla dokáže do sporu takýto dokument vniesť. 🙂

6. Ochrana osobných údajov

Ak pracujete s osobnými údajmi svojich klientov, majte sa na pozore. Ich správu a tiež vnútrofiremné procesy pri nakladaní s nimi by ste si mali dohodnúť v samostatnej zmluve. Viac o tejto téme prinášame v článku Spracúvanie osobných údajov

7. Nepreberanie pracovníkov

Spoločnosti investujú nemalé prostriedky do získavania a udržania kvalitných pracovníkov. Cieľom zákazu preberania pracovníkov je tieto dôležité investície zmluvne chrániť. Myslite na 2 hlavné prvky: 

  • Dostatočný rozsah, ktorý obmedzí možnosť ich “kreatívne” obísť (napr. cez tretiu osobu alebo inou formou zmluvného vzťahu).
  • Zmluvnú pokutu v takej výške, aby druhá strana bola motivovaná tieto ustanovenia dodržiavať a zároveň, aby jej výška pokryla vaše straty spôsobené porušením (napr. pri preberaní pracovníkov by výška zmluvnej pokuty mala odzrkadlovať náklady vynaložené na získanie a zaškolenie daného pracovníka a zároveň ušlú “maržu” za obdobie 6-12 mesiacov).

8. Zákaz konkurencie

Pri spolupráci s dodávateľmi a vlastnými pracovníkmi im zverujete cenné know how obyčajne chránené NDA. Napriek tomu, pri citlivých informáciách a procesoch môžete mať záujem zamedziť spolupráci vašich dodávateľov alebo kolegov s konkurenciou. Pri B2B vzťahoch je to jednoduchšie. Trvanie zákazu konkurencie typicky trvá 6 mesiacov až 2 roky. Táto exkluzivita však nie je lacná a pri negociácii kontraktu ju nebude ľahké presadiť. Pri zamestnancoch (B2C) zákonník práce stanovuje viacero obmedzení, vrátane doby trvania a tiež povinnosti platiť bývalým zamestnancom kompenzáciu počas trvania zákazu konkurencie.

9. SLA

Dohoda o úrovni poskytovaných služieb (SLA) je časť zmluvy alebo samostatný dokument, v ktorom si s klientom upravíte úroveň podpory po odovzdaní softvéru. Jej rozsah môže siahať od občasnej aktualizácie pri zásadných zmenách až po 24/7 podporu dedikovaným tímom. Dobrá SLA by mala určiť:

  • Level služieb: obsahuje špecifikáciu zahrnutej podpory, podmienky dostupnosti podpory, rozdelenie incidentov podľa priority, lehoty na ich vyriešenie, eskalačné procedúry a pod. 
  • Riadenie: obsahuje spôsob vyhodnocovania úrovne dodávanej podpory, ticketing, reporting, proces riešenia prípadných sporov a agilný mechanizmus na aktualizáciu dohody podľa potreby.

Posted