Povinnosti fungujúcej spoločnosti

Ponúkame prehľad najzákladnejších povinností, na ktoré by ste mali počas fungovania spoločnosti myslieť. Dozviete sa informácie k schvaľovaniu účtovnej závierky, rezervnému fondu, registrácii konečných užívateľov výhod a korporátnych zmien v obchodnom registri, registračným povinnostiam pokiaľ ide o zamestnancov a dane, kríze spoločnosti a ďalšie.

Tak, a spoločnosť máme založenú, vzniknutú, interné a externé vzťahy vyriešené. Čo vás čaká počas života spoločnosti? Aké sú rozdiely vo fungovaní spoločnosti v Česku oproti Slovensku?

1. Vedenie účtovníctva

Slovensko

  • Ak máte živnosť alebo spoločnosť, ste povinní viesť účtovníctvo, a to buď v sústave jednoduchého (možné len pri živnosti) alebo podvojného účtovníctva.
  • Účtovným obdobím je kalendárny rok (od 1. januára do 31. decembra) alebo tzv. hospodársky rok (iné 12-mesačné obdobie). Hospodársky rok začínajúci v apríli až júni je vhodný pre holdingové spoločnosti, keďže takto budete môcť dividendu vyplatiť spoločníkom v horizonte mesiacov.
  • Spoločnosť povinne zostavuje účtovnú závierku k poslednému dňu účtovného obdobia a ukladá ju do registra účtovných závierok do 6 mesiacov od jej zostavenia.
  • Do registra účtovných závierok sa ukladá už účtovná závierka schválená príslušným orgánom spoločnosti (v prípade spoločnosti s ručením obmedzeným je ním valné zhromaždenie).
  • Ak však ešte nie je schválená, je možné uložiť ju neschválenú a následne sa do 15 dní po jej dodatočnom schválení registru zašle oznámenie o jej schválení.
  • Účtovná závierka sa však musí schváliť a oznámenie zaslať do registra najneskôr do 12 mesiacov odo dňa, ku ktorému sa schvaľuje.

Česko

  • V Česku vedú právnické osoby, resp. spoločnosti a podnikatelia zapísaní do obchodného registra (obchodního rejstříku) účtovníctvo, pričom OSVČ (osoba samostatně výdělečně činná) a fyzické osoby-podnikatelia nezapísané v obchodnom registri, ktoré nepresiahli obrat 25 mil. Kč za kalendárny rok vedú daňovú evidenciu. Ide o evidenciu potrebnú pre stanovenie základu dane, t.j. prehľad príjmov a výdavkov, majetku a dlhov.
  • Valné zhromaždenie spoločnosti prejedná účtovnú závierku najneskôr do 6 mesiacov od konca účtovného obdobia a zverejní ju v zbierke listín obchodného registra do 30 dní od jej schválenia, najneskôr však do 12 mesiacov od konca účtovného obdobia.

Odporúčame vám nájsť si šikovného účtovníka, ktorý povedie vaše účtovníctvo. V rámci Sparring ponúkame kompletný CFO Support na mesačnej subscription báze, v rámci ktorého zastrešujeme aj účtovníctvo.

2. Rezervný fond

Slovensko

  • Je bočná finančná rezerva spoločnosti, ktorá slúži na krytie jej strát.
  • Povinne ho vytvára spoločnosť s ručením obmedzeným a akciová spoločnosť.
  • Spoločnosť s ručením obmedzeným má možnosť výberu, či rezervný fond vytvára už pri vzniku spoločnosti. Ak nie, je povinná ho vytvoriť z prvého zisku spoločnosti na základe riadnej účtovnej závierky (o doplnení rozhodne valné zhromaždenie pri schvaľovaní účtovnej závierky, z ktorej vyplýva dosiahnutie zisku).
  • Minimálna výška je 5% z čistého zisku, povinnosť dopĺňať fond platí do dosiahnutia 10% základného imania.
  • S prostriedkami z rezervného fondu nad minimálnu hranicu môže podnikateľ voľne disponovať.
  • V prípade nevytvorenia rezervného fondu môže súd spoločnosť zrušiť.

Česko

  • V Česku sa rezervný fond (rezervní fond) povinne nevytvára v žiadnej spoločnosti, okrem špecifických prípadov akciovej spoločnosti.

3. Registrácia konečných užívateľov výhod / skutočných majiteľov

Slovensko

  • Všetky súkromné spoločnosti zapísané v obchodnom registri musia do obchodného registra registrovať aj svojich konečných užívateľov výhod (KUV) (to neplatí v prípade, ak má spoločnosť svojich KUV zapísaných v Registri partnerov verejného sektora).
  • Novozaložené spoločnosti podávajú návrh na zápis KUV do obchodného registra spolu s návrhom na zápis spoločnosti do obchodného registra (existujúce spoločnosti mali povinnosť registrácie do 31. decembra 2019).
  • Za nesplnenie povinnosti môže byť uložená pokuta do 3.310 EUR.
  • Údaje je potrebné pri zmenách aktualizovať.
  • Súdny poplatok za registráciu sa neplatí.
  • Údaje o konečných užívateľoch výhod nie sú verejné a teda nie sú uvedené na úradnom výpise z obchodného registra, ani na www.orsr.sk.

Česko

  • V Česku sa skutoční majitelia zapisujú do registra s názvom Evidence údajů o skutečných majitelích prostredníctvom  registrového súdu alebo notára.
  • Existujúce spoločnosti mali povinnosť tejto registrácie do 1. januára 2019, pričom spoločnosti zapísané do obchodného registra po tomto dátume tak majú urobiť bez zbytočného odkladu po svojom zápise do obchodného registra.
  • Pokuta za nesplnenie povinnosti zatiaľ nehrozí, ale zákon, ktorý pokuty uloží sa už pripravuje. Nepriamym dôsledkom za nesplnenie povinnosti môžu byť aj komplikácie v rámci účasti na verejnej zákazke alebo v procese žiadania o zisk dotácií. 
  • Poplatok za zápis je 1.000 CZK.
  • Údaje o skutočných majiteľoch nie sú verejné, a teda nie sú uvedené na úradnom výpise z obchodného registra, ani na https://issm.justice.cz/.

4. Registrácia korporátnych zmien 

Každú zmenu spoločníkov, konateľov alebo členov iných orgánov spoločnosti, sídla, obchodného mena a iné korporátne zmeny musíte registrovať v príslušnom obchodnom registri.

V tejto súvislosti je zaujímavou otázka, kedy sú korporátne zmeny účinné. Odpoveď je, ako ktoré. V zákone sú presne dané tie zmeny, ktoré sú účinné až zápisom do obchodného registra (napr. zmena obchodného mena, zníženie základného imania spoločnosti). Zmeny, ktoré nie sú podľa zákona účinné až zápisom do obchodného registra (napr. zmena konateľa) môžu byť prijaté aj so skoršou účinnosťou, avšak nie so skoršou, ako ku dňu prijatia rozhodnutia o zmene. Aj v prípade týchto zmien je však povinnosťou spoločnosti zmeny do obchodného registra zapísať.

Slovensko

  • Návrh na zmenu zápisu v obchodnom registri musíte podať do 30 dní od účinnosti rozhodnutia o zmene, resp. od prijatia rozhodnutia príslušným orgánom spoločnosti (vo väčšine prípadov pôjde o valné zhromaždenie).
  • Poplatok za zápis zmeny v obchodnom registri je 66 EUR, resp. 33 EUR, ak sa návrh podáva elektronicky.

Česko

  • Návrh na zápis zmeny do obchodného registra musíte podať bez zbytočného odkladu od rozhodnutia, ktoré zmenu spôsobilo.
  • Poplatok za zápis je 2.000 CZK bez ohľadu na formu podania (elektronicky alebo listinne).

5. Zamestnanci

Zmluvy

Nezabudnite mať s vašimi členmi tímu dobre nastavené zmluvné vzťahy už od začiatku spolupráce. Viac k tejto téme nájdete v našom článku Ako zazmluvniť svoj interný tím.

Odvody

V prípade, ak ste zamestnávateľom, vo vzťahu k sociálnym odvodom existujú nasledovné základné povinnosti:

Slovensko

  • Zaregistrovať sa do registra zamestnávateľov najneskôr v deň predchádzajúci dňu, v ktorom začnete zamestnávať aspoň jedného zamestnanca a odhlásiť sa do 8 dní odo dňa, v ktorom už nezamestnávate žiadneho zamestnanca.
  • Každého zamestnanca nahlásiť najneskôr deň pred začatím výkonu činnosti zamestnanca.
  • Podávať mesačné výkazy poistného v lehote splatnosti odvádzaného poistného.
  • Platiť za každého zamestnanca mesačne sociálne odvody v súčte vo výške 25,20% z vymeriavacieho základu (platí pre rok 2020).
  • Detailnejší prehľad nájdete na stránkach Sociálnej poisťovne.

Česko

V Česku platia rovnaké zásady povinností zamestnávateľa, až na nasledovné rozdiely:

  • Každého zamestnanca musí zamestnávateľ nahlásiť najneskôr do 8 kalendárnych dní od vzniku pracovného pomeru České správě sociálního zabezpečení.
  • Výška odvodov zamestnávateľa je celkom 31,30% z vymeriavacieho základu, pričom 24,8% platí zamestnávateľ a 6,50% platí zamestnanec.
  • Detailnejšie informácie môžete nájsť na stránkach České správy sociálního zabezpečení.

Vo vzťahu k zdravotným odvodom zas platia nasledovné základné povinnosti:

Slovensko

  • Nahlásiť zdravotnej poisťovni, že sa stáva platiteľom preddavkov zdravotného poistenia za svojho zamestnanca do 8 pracovných dní od vzniku pracovného pomeru. Lehota 8 pracovných dní platí aj pri odhlásení sa z platenia týchto preddavkov.
  • Pre platenie zdravotných odvodov platí rovnaká zásada dvojitého platenia odvodov, a to Detailnejší prehľad uvádza aj každá zdravotná poisťovňa na svojich stránkach, napr. slovenská Všeobecná zdravotná poisťovňa.

Česko

  • Výška poistného je 13,5% vymeriavacieho základu.
  • Zamestnávateľ musí zamestnanca nahlásiť zamestnancovej zdravotnej poistovni rovnako do 8 pracovných dní od vzniku pracovného pomeru. Do 8 pracovných dní musí zamestnávateľ tiež zamestnanca odhlásiť.
  • Ďalšie informácie môžete nájsť na stránkach konkrétnych zdravotných poistovní, napr. Všeobecná zdravotní pojišťovna.

Dane za zamestnancov odvádzané zamestnávateľom:

Slovensko

  • Zamestnávateľ má tiež povinnosť odvádzať daň z príjmu zo závislej činnosti vo výške (od) 19% zo základu dane zamestnanca (v závislosti od výšky jeho príjmu), a to preddavkami na daň z hrubej mzdy po odpočítaní sociálnych a zdravotných odvodov a nezdaniteľnej časti základu dane (ak sa uplatňuje), pričom zamestnanec obrdží svoju mzdu už zrazenú – čistú mzdu.
  • Predpokladom je registrácia zamestnávateľa ako platiteľa dane zo závislej činnosti online formulárom na slovenskej Finančnej správe.
  • Po každomesačnom vyúčtovaní miezd, respektíve zrazení spomínaných preddavkov, zamestnávateľ zašle Finančnej správe oznámenie o výške zrazených preddavkoch a uhradí bankovým prevodom na pridelený účet daň z príjmu zo závislej činnosti za všetkých zamestnancov dokopy.

Česko

  • Zamestnávateľ má tiež povinnosť odvádzať zálohu na daň z príjmu zamestnanca a to vo výške 15% zo základu dane zamestnanca. Pozor, s rokom 2021 došlo k zrušeniu superhrubej mzdy. Sadzba dane z príjmov zostala rovnaká, ale mení sa základ pre jej výpočet. Daň se teraz počítá priamo z hrubej mzdy.
  • Zamestnávateľ je povinný registrovať sa na Finančnej správe.
  • Zamestnanec môže u zamestnávateľa podpísať Prehlásenie poplatníka, čím si u zamestnávateľa uplatňuje zľavu na poplatníka alebo iné zľavy, ktoré sa môžu na zamestnanca vzťahovať (napr. zľava na študenta). Tým pádom sa zľava uplatní už pri vyplácaní mzdy a zamestnanec dostane vyššiu čistú mzdu.
  • Zamestnávateľ tiež zamestnancom vystavuje Potvrzení o zdanitelných příjmech resp. za zamestnanca môže podávať daňové priznanie.

Dane

Slovensko

Do 30 dní od získania živnostenského oprávnenia máte povinnosť online formulárom Finančnú správu SR požiadať o pridelenie daňového identifikačného čísla (DIČ) na účely zdaňovania príjmu (zisku). Správca dane pridelí DIČ do 30 dní od podania žiadosti.

Právnické osoby s 12 mesačným obratom vyšším ako 49.790,- EUR sú povinné sa registrovať ako platci dane z pridanej hodnoty (DPH). Pri nedosiahnutí uvedenej sumy sa môžu registrovať aj dobrovoľne. Správca dane pridelí identifikačné číslo DPH (IČ DPH).

Dobrovoľní platci DPH si môžu uplatňovať vratky DPH zo zakúpených tovarov a služieb vo výške 20% z fakturovanej sumy, zároveň však musia odvádzať DPH z predaných tovarov a služieb, a to každý mesiac alebo kvartálne. Z uvedeného vyplýva, že byť dobrovoľným platcom DPH sa oplatí, len ak sú náklady podnikateľa vyššie, ako príjmy.

Celá komunikácia s Finančnou správou SR je elektronická, prostredníctvom využitia občianskeho preukazu s čipom, resp. zaručeného elektronického podpisu (viac informácií ponúkajú stránky Finančnej správy SR). Takáto komunikácia je nevyhnutná, či už z dôvodu registrácie zamestnávateľa ako platiteľa dane z príjmu zo závislej činnosti, alebo pri žiadaní o pridelenie DIČ, alebo IČ DPH.

Česko

V Česku je tiež možná elektronická komunikácia s finančnou správou.

Poplatník dane z príjmu (OSVČ alebo spoločnosť) je povinný zaregistrovať sa k dani z príjmu do 15 dní od vzniku spoločnosti (t.j. od zápisu do obchodného registra), resp. od kedy začal vykonávať samostatne zárobkovú činnosť ako OSVČ. Na účely registrácie sú zverejnené elektronické formuláre. Finančný úrad pridelí daňové identifikačné číslo (DIČ) pri registrácii ku akejkoľvek dani.

Osoby (OSVČ aj spoločnosti) s 12 mesačným obratom vyšším ako 1.000.000 Kč sú povinné sa registrovať ako platci dane z pridanej hodnoty (DPH) (s výnimkou osôb, ktoré uskutočňujú výlučne plnenia oslobodené od dane bez nároku na odpočet dane). Pri nedosiahnutí uvedenej sumy sa môžu registrovať aj dobrovoľne. Základná sadzba DPH začína na 21%, prvá znížená sadzba je 15% a druhá znížená sadzba je 10%.

Bezpečnosť a ochrana zdravia pri práci (BOZP)

Slovensko

Pri uzatvorení pracovného pomeru je zamestnávateľ povinný oboznamovať svojich zamestnancov s predpismi na zaistenie bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci, následne opakovať túto povinnosť aspoň každé dva roky a spĺňať ďalšie množstvo iných súvisiacich BOZP povinností. Nakoľko administratívna náročnosť môže byť vysoká a pokuty za nedodržanie BOZP predpisov tiež (do 100.000 EUR) odporúčame využiť služby firiem ponúkajúcich súvisiaci BOZP servis (napr. Instructor poskytuje službu za cenu pohybujúcu sa okolo 8 EUR / 1 užívateľ / na 1 rok).

Česko

Zamestnávateľ je povinný oboznámiť svojich zamestnancov s predpismi na zaistenie bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci pri uzatvorení pracovného pomeru, pri zmene pracovného zaradenia a druhu práce, zavádzaní novej technológie alebo pracovného postupu a v prípadoch s podstatným vplyvom na bezpečnosť a ochranu zdravia pri práci. Je tiež povinný opakovať oboznamovanie aspoň každé dva roky. Toto sa väčšinou deje formou online alebo offline školení. Pokuty za nedodržanie BOZP predpisov sa pohybujú od 300.000 Kč do 2.000.000 Kč. Aj v Česku existujú rôzne firmy ponúkajúce služby BOZP (napr.  E-profesor).

6. Poistenie

Zvážte nepovinné, no prínosné, poistenie zodpovednosti za škody pri výkone podnikania. Cena poistného sa odvíja od individuálnych parametrov spoločnosti, ako napríklad majetok a obrat spoločnosti alebo počet zamestnancov. V prípade záujmu o výpočet výšky poistného vám odporúčame sa obrátiť priamo na vašu poisťovňu.

7. Kríza 

Týka sa len Slovenska.

Počas existencie spoločnosti je dôležité vyhýbať sa tzv. kríze spoločnosti. Ak sa spoločnosť do krízy dostane, štatutárny orgán (v s.r.o. konateľ) má aktívnu úlohu podniknúť opatrenia na jej prekonanie. Úver poskytnutý spoločnosti v čase krízy spoločníkom, ktorý má aspoň 5%, členom orgánu spoločnosti, tichým spoločníkom alebo ich blízkou osobou, nie je možné v čase krízy vrátiť. Ak sa vráti, štatutárny orgán ručí za jeho vrátenie naspäť spoločnosti vlastným majetkom. Počas krízy takisto nedostanete žiadny bankový úver.

8. Ochrana spotrebiteľa

V prípade, ak plánujete prevádzkovať e-shop alebo predávať tovar alebo poskytovať služby fyzickým osobám, ktoré pri nákupe nebudú v pozícii podnikateľa, nesmiete zabudnúť na to, že do hry vstupuje spotrebiteľ a s ním spojené právne predpisy, ktoré spotrebiteľa chránia všemožnými spôsobmi. Vo vzťahu k spotrebiteľovi, ktorému predávate tovar alebo službu na diaľku musíte dodržiavať množstvo informačných povinností, ako aj zabezpečiť dodržiavanie jeho práv (súvisiacich s reklamáciou, možnosťou odstúpenia od zmluvy a pod.).

Súčasťou e-shopu, resp. webovej stránky alebo mobilnej aplikácie, by mali byť všeobecné obchodné podmienky, ktoré budú o mnohom informovať a tiež nezabúdajte ani na Privacy a Cookies Policy, o ktorých sa viac dočítate v našom článku Spracúvanie osobných údajov.

Posted