Softwarové smlouvy s klienty

Jaké jsou základní důležité součásti dobré smlouvy s klientem na vývoj softwaru? Jaký je rozdíl mezi odpovědností za škodu a odpovědností za vady softwaru? Jak s tím souvisí SLA? Na co si dát pozor při nastavování platebních podmínek?

Pro technologickou nebo designovou společnost představuje klientská smlouva nejkritičtější dokument, který komplexně upraví váš byznys model, určí sílu vyjednávací pozice vůči klientům a naznačí slabá místa, která mohou časem vést ke sporům. Většina smluv na dodávku softwaru nebo designu obsahuje množství specifických ustanovení, ale v tomto textu se věnujeme těm nejčastějším. Jejich správné nastavení posílí vaši pozici, zmenší potenciální rizika, ulehčí spolupráci a pomůže předcházet konfliktům. Z praktických důvodů budeme v textu pracovat s pojmem softvér, který obsahuje i UX / UI design.

Mějte na paměti, že software, jeho vývoj a fungování zůstává pro většinu vašich klientů a právníků záhadou. Proto budou často do smluv vkládat návrhy odtrhnuté od reality. Nejlepší zbraní je evangelizace, tedy trpělivé vysvětlování a vzdělávání klientů a jejich právníků.

1. Předmět smlouvy

Předmět smlouvy určí vzájemné plnění smluvních stran. Podle jeho formulace se budou na smlouvu sekundárně vztahovat i relevantní zákony, které smlouvu dále specifikují, často bez vašeho vědomí. Předmět smlouvy sice působí nevinně, jako právní vata, ale má dalekosáhlé důsledky na celý vztah s klientem. Nesprávné nebo nedostatečné specifikace povinností vás a vašich klientů v předmětu smlouvy jsou častým původcem sporů. 

Vývojářská studia vytvářející pro klienta software se na začátku musí rozhodnout, jestli pracují podle:

  • time & material”: Jde o preferovanou možnost vývojářů, ale klienti se jí bojí, protože nemají předem stanovenou cenu. Tento typ spolupráce je vhodný jen při agilním vývoji. Jeho výhodou je, že obě strany lépe využívají čas, protože ho nepromarní diskusemi o rozsahu projektu. Mohou se tak víc zaměřit na budování produktu. Klient samozřejmě potřebuje stoprocentní vizibilitu do projektu. O výhodách tohoto režimu spolupráce je často potřebné vaše klienty trpělivě přesvědčovat.
  • fixed scope & fixed price”: Preferovaná možnost klientů, jelikož mají jistotu v celkové ceně. Při nedostatečné produktové specifikaci je to pro vývojáře noční můra, která může projektový management zahltit spory o to, které features a funkcionality jsou “in the scope”. Tento režim doporučujeme dohodnout v případě existence dobré produktové specifikace nebo pokud je dohodnutý UX sprint, během kterého se produkt dále upřesní v realitě stanoveného rozpočtu.

2. Ochrana duševního vlastnictví (IP)

Hodnota softwaru tkví v ochraně IP, kterému se podrobněji věnujeme v článku Jak chránit duševní vlastnictví (IP). Podmínky užívání a převodu IP jsou zachycené v licenční doložce (případně v samostatné smlouvě), jejíž rozsah může sahat od časově omezeného práva na použití softwaru až po výhradní licenci, při které se zavážete zdržet se jakéhokoliv použití díla a klientovi umožníte software volně prodávat a sublicencovat dál. 

Dobrá zásada při převodu IP: převádějte je pouze v nezbytném rozsahu a na nezbytně dlouhé období.

IP k softwaru je základní ochranou vůči nesolventním klientům. Doporučujeme licenci k IP udělit až po úplném zaplacení dohodnuté odměny, resp. IP uvolňovat po částech kopírující jednotlivé platby odměny.

S ochranou IP souvisí ochrana obchodního tajemství ve formě NDA (dohody o mlčenlivosti). Ta by měla být vzájemná a měla by limitovat množství subjektů, mající k obchodnímu tajemství přístup pouze na nezbytné minimum. NDA byste měli podepsat již před začátkem jednání s druhou stranou. 

3. Odpovědnost za vady a záruka

Software, na rozdíl od tradičních “děl”, jakými jsou například dům, nepodléhá zkáze, a proto by se na něj neměla vztahovat “záruka za jakost”. Zároveň je ale utopie očekávat existenci bezchybného softwaru při neustálém vývoji propojeného softwaru a hardwaru. Bohužel, ve smlouvách se často nacházejí záruky na bezchybnost softwaru v trvání vyšších jednotek let. Ze záruk na software tak často vznikají zbytečné spory. Pokud má klient zájem o podporu a aktualizaci softwaru, ideálně byste měli uzavřít SLA, které se věnujeme níže.

U smlouvy o vývoji softwaru má klient právo vady na díle identifikovat a žádat odstranění vad (bezplatně), slevu z ceny nebo ukončení smlouvy. Odstraňování tzv. “bugů” je možné smluvně zahrnout pod zpoplatněný vývoj nebo režim údržby (SLA).

Dobrým zvykem je stanovení testovacího období (v řádech několika týdnů), během kterého má klient možnost software testovat a nahlašovat zjištěné vady. Po konci testingu dojde k akceptaci softwaru klientem. Tímto způsobem můžete předejít zdlouhavým sporům o to, kdo je za kterou vadu povinen zaplatit. 

4. Odpovědnost za škodu

V případě, že jedna ze stran té druhé způsobí škodu ať už vadným plněním nebo porušením smluvních povinností, je povinna vzniklou škodu vyjádřenou v penězích uhradit. Ve většině právních řádů (CZ, SK, UK, US) platí, že poškozená strana si od druhé strany může nárokovat náhradu škody neomezeně ve výši skutečné škody a ušlého zisku.

Limitace odpovědnosti za škodu 

Ve smlouvách doporučujeme zakotvit maximální výši odpovědnosti za škodu, např. na výši hodnoty zakázky. Také doporučujeme vyloučit odpovědnost za ušlý zisk, který se u velkých klientů může pohybovat v milionech EUR. Tímto způsobem předejdete situaci, kdy by jedna “zkažená” zakázka mohla existenčně ohrozit celou vaši společnost.

Smluvní pokuty

Častým neduhem bývají smluvní pokuty. Ty by obecně měly motivovat dodavatele k včasnému a kvalitnímu plnění, ve skutečnosti však představují nepotřebnou duplicitu k ustanovení o náhradě škody. V UK a US právních řádech jsou do velké míry zakázané.

Pojištění

Dobrou ochranou před odpovědností za škodu je kvalitní pojištění. Někteří klienti ho od vás dokonce budou přímo vyžadovat. Pojistné smlouvy jsou komplikované a obsahují mnoho výhrad, proto se vždy nejdřív poraďte s vašimi právníky, než je uzavřete. Existence pojištění vám může také pomoci při limitováni smluvní odpovědnosti za škodu do výše pojištění.

5. Platební podmínky

Vždy dbejte na 2 metriky, t.j. vaši likviditu a solventnost klienta. U technologických společností rozlišujeme 2 druhy klientů, kteří k platebním podmínkám přistupují různě:

  • korporáty – u korporátních hráčů se nemusíte bát jejich platební neschopnosti, naopak:
    • Extra pozor si dávejte na doby splatnosti. Vnitřní procesy vyplácení faktur jsou komplikované, a proto se splatnosti často pohybují v měsících. Tím korporátu de facto poskytujete krátkodobý úvěr. Z naší zkušenosti se však dokážete i u velkých světových korporátů dohodnout na 30denní splatnosti.
    • Druhým problémem je blokování vyplacení částky rozporováním její výše, resp. splnění vašich povinností. Platební podmínky proto upravte tak, aby klient mohl blokovat jen rozporovanou část odměny, tím zmírníte dopady na cash-flow i v případě probíhajícího sporu na projektu.
  • SMEs – malé a střední podniky bývají ohledně splatnosti flexibilnější, je však třeba si dát pozor na jejich platební schopnost / solventnost. Nejlepší ochranou jsou zálohové platby ve výši dlužné částky. I při malých projektech se vyplatí základní prvky dohody sepsat do jednoduché objednávky. Nevěřili byste, kolik světla dokáže do sporu takový dokument vnést. 🙂

6. Ochrana osobních údajů

Pokud pracujete s osobními údaji svých klientů, mějte se na pozoru. Jejich správu a také vnitrofiremní procesy při nakládání s nimi byste si měli dohodnout v samostatné smlouvě. Více o tomto tématu přinášíme v článku Zpracování osobních údajů

7. Nepřetahování zaměstnanců

Společnosti investují nemalé prostředky do získávání a udržení kvalitních pracovníků. Cílem zákazu přetahování zaměstnanců pracovníků je tyto důležité investice smluvně chránit. Myslete na 2 hlavní prvky:

  • Dostatečný rozsah, který omezí možnost je “kreativně” obejít (např. přes třetí osobu, nebo jinou formou smluvního vztahu).
  • Smluvní pokutu v takové výši, aby byla druhá strana motivována tato ustanovení dodržovat a zároveň, aby její výše pokryla vaše ztráty způsobené porušením (např. při přetahování pracovníků by výše smluvní pokuty měla odrážet náklady vynaložené na získání a zaškolení daného pracovníka a zároveň ušlou “marži” za období 6-12 měsíců).

8. Zákaz konkurence

Při spolupráci s dodavateli a vlastními pracovníky jim svěřujete cenné know-how běžně chráněné NDA. Přesto u citlivých informacích a procesů můžete mít zájem zamezit spolupráci vašich dodavatelů nebo kolegů s konkurencí. Při B2B vztazích je to jednodušší. Trvání zákazu konkurence typicky trvá 6 měsíců až 2 roky. Tato exkluzivita však není levná a při vyjednávání kontraktu ji nebude snadné prosadit. U zaměstnanců (B2C) zákoník práce stanovuje řadu omezení, včetně doby trvání a také povinnosti platit bývalým zaměstnancům kompenzaci během trvání zákazu konkurence.

9. SLA

Dohoda o úrovni poskytovaných služeb (SLA) je část smlouvy nebo samostatný dokument, ve kterém si s klientem upravíte úroveň podpory po předání softwaru. Její rozsah může sahat od občasné aktualizace při zásadních změnách až po 24/7 podporu dedikovaným týmem. Dobrá SLA by měla určit:

  • Level služeb: obsahuje specifikaci zahrnuté podpory, podmínky dostupnosti podpory, rozdělení incidentů podle priority, lhůty pro jejich vyřešení, eskalační procedury a pod.
  • Řízení: obsahuje způsob vyhodnocování úrovně dodávané podpory, ticketing, reporting, proces řešení případných sporů a agilní mechanismus pro aktualizaci dohody podle potřeby.
Posted