Jak zasmluvnit svůj interní tým

Jakou smlouvou zasmluvnit členy týmu? Pracovní smlouvou nebo obchodní smlouvou skrz živnost anebo společnost? Jak s tím souvisí černá práce? Níže se dočtete výhody a nevýhody jednotlivých forem.

Radou nad zlato je, že už i v garážové (pre-seed) fázi startupu se oplatí písemně si zasmluvnit celý interní tým. Možnosti jsou tři, je možné vybrat vhodnou smlouvu pro každého.

1. Pracovní smlouva se zaměstnancem

Případně některá z dohod uzavíraných mimo pracovní poměr.

Pracovní smlouva se nejčastěji uzavírá s office manažerem a jinými back-office pracovníky, někdy i s kreativci (software vývojáři, designéry). 

Výhody

  • Z pohledu zaměstnanců nabízí lákavou ochranu, tj. například garantovaný minimální počet dní dovolené, komplikovanější vypovězení smlouvy, limitovaná odpovědnost za škodu způsobenou zaměstnancem.
  • Automatická aplikace režimu zaměstnaneckého díla, díky kterému je duševní vlastnictví pracovníka k dílu, které vytvořil (např. software), převedeno na společnost bez potřeby uzavírání dalších smluv. Pozor: Režim “zaměstnaneckého díla” se na Slovensku nevztahuje na dohody uzavírané mimo pracovní poměr (např. dohoda o brigádnické práci studenta), a proto je se stranou dohody potřeba uzavřít i bezúplatnou licenční smlouvu, na základě které budou převedena práva k dílu, které vytvořil. V Česku se režim zaměstnaneckého díla uplatní automaticky i na dohody mimo pracovní poměr.
  • Neexistuje riziko tzv. práce načerno (známé i jako schwarz systém anebo nelegální práce). Více k práci načerno v našem blogu Práce načerno v SR.

Nevýhody

  • Vysoká daňová a odvodová zátěž cca. 48% v SR a cca. 45% v ČR – přehlednou kalkulačku příjmů a odvodů najdete například ZDE (pro ČR) nebo ZDE (pro SR).
  • Omezená flexibilita na straně zaměstnavatele v HR agendě, např. při snižování úvazku anebo propouštění.
  • Množství zákonných povinností a nákladů zaměstnavatele, např. na vytvoření zdravotní služby, zabezpečení povinností v rámci bezpečnosti a ochrany zdraví při práci, notifikace sociální pojišťovně a další, za jejichž nesplnění hrozí různé pokuty.

Ačkoliv pracovní smlouva může být krátká, na vztah se aplikuje množství zákonných ustanovení, které celý vztah striktně regulují a tím komplikují. Na druhé straně pro obě strany přináší určitou míru ochrany a jistoty. Pro některé role je to nejschůdnější cesta.

Vzor pracovní smlouvy najdete na konci článku.

Pozor: Pracovní smlouvu nikdy neuzavírat s jednatelem společnosti na výkon činnosti jednatele.

Jednatel nemusí mít uzavřenou žádnou smlouvu anebo se s ním uzavře smlouva o výkonu funkce jednatele. Tato smlouva musí mít písemnou formu a musí ji schválit valná hromada společnosti.

Může se v ní stanovit, že jednatel vykonává funkci bezplatně. Pokud bude funkce za úplatu, pozor na to, že z odměny se platí stejné odvody jako u mzdy na základě pracovní smlouvy.

Pokud se neuzavře smlouva o výkonu funkce, která by stanovovala výšku odměny jednatele, v Česku platí, že výkon funkce je bezplatný. Naopak na Slovensku by jednateli náležela odměna ve výši, která je obvyklá v čase vzniku funkce za činnost obdobnou činnosti, kterou jednatel vykonává.

2. Smlouva s freelancerem

t.j. osobou samostatně výdělečně činnou (OSVČ) / živnostníkem

Nejčastěji jde o smlouvu o dílo nebo mandátní smlouvu podle Obchodního nebo Občanského zákoníku (v SR) anebo příkazní smlouvu resp. inominátní smlouvu podle Občanského zákoníku (v ČR) se živnostníkem.

Může být vhodná pro sales-áky, software vývojáře, designéry, případně jiné kreativní role, např. v rámci marketingu.  

Výhody

  • Daňová a odvodová zátěž 19 – 51% z příjmu v SR a cca. 36 – 43% z příjmu v ČR (resp. v ČR od ledna 2021 je také možnost pro živnostníky registrovat se k paušální dani, která zahrnuje i odvody a platí se ve výši 5.469 CZK mesačne). V SR je velký rozptyl, nakolik na pasivní příjmy (t. j. příjmy např. z dividend, z pronájmu a z udělení licence k vytvořenému dílu) se nevztahují sociální a zdravotní odvody (jejichž výška je 36% z příjmu). Daň z příjmu je v SR ve výši 15% při příjmu do 100.000 EUR. V ČR je daň z příjmu 15% při příjmu do 1.672.080 CZK (v 2020) a 22%, pokud je příjem nad touto hranicí, zbytek jsou odvody. V obou zemích je možné uplatňovat paušální výdaje – v SR ve výšce 60% z příjmu, v ČR od 30 do 80% z příjmu (při volných živnostech to je 60%, maximálně však 1.200.000 CZK ročně).
  • Nízké administrativní náklady při založení živnosti i po dobu jejího trvání. Je možné ji založit už za 1 den např. pomocí Firmáreň (v SR) anebo zalozfirmu.cz (v ČR). (Po získání živnosti pozor na nekalé praktiky společností, které se tváří jako oficiální úřady a nabízejí nepotřebné služby).
  • Vysoká flexibilita a svoboda smluvních stran.
  • Pokud není dohodnutý jiný režim, freelancer ručí za své závazky celým svým majetkem (zaměstnanec pouze do výše čtyřnásobku jeho průměrného měsíčního výdělku).

Nevýhody

  • Riziko práce načerno – smlouvu není možné uzavírat s členy týmu, kteří vykonávají “závislou práci”. Typickou závislou prací je back-office anebo HR, protože tu vzniká hierarchický vztah mezi zaměstnancem a společností. Více k práci načerno v našem blogu Práce načerno v SR.
  • Převod duševního vlastnictví není automatický, je potřebné ho důkladně upravit.
  • Freelancer ručí svým majetkem – při ochotě obou stran je ale možné si s limitací výšky odpovědnosti za škodu pohrát.

Freelance režim je vhodný pro kreativní role v týmu. Jde však o B2B vztah, ve kterém je freelancer méně chráněný než zaměstnanec s pracovní smlouvou. Ztráta této ochrany je kompenzovaná vyšším čistým příjmem. Je důležité ošetřit klíčové aspekty, jako je převod duševního vlastnictví, limitace odpovědnosti za škodu a vyloučení práce načerno.

Developerská studia často kontraktují designéry, developery a sales jako freelancery, zatímco na back-office role (office manager, finance, HR) aplikují pracovní smlouvy. Jednatelé mají smlouvy o výkonu funkce, někdy kombinované s freelance režimem, pokud to jejich role ve společnosti umožňuje, tzn., pokud k jednatelství stíhají pro společnost dělat i jiné činnosti, nesouvisející s funkcí jednatele.

3. Smlouva se společností

Nejčastěji jde o smlouvu o dílo podle obchodního zákoníku (nebo v ČR podle občanského zákoníku) a licenční smlouvu s jednočlennou s.r.o.

Typicky je vhodná pro člena týmu s příjmem aspoň nad 40.000 EUR ročně, který má dostatečně vysoké odpovídající náklady.  

Výhody

  • Majitel (společník) společnosti ručí za závazky společnosti jen výjimečně (např. pokud je společnost v krizi).
  • Spolupráce touto formou zásadně snižuje riziko práce na černo.
  • Při registraci plátce DPH je zde možnost nakupovat vybrané zboží a služby bez DPH.
  • Neaplikuje se povinnost placení odvodů z příjmu s.r.o. (aplikovala by se na výplatu odměny jednatele nebo na mzdu). Navíc pokud má s.r.o. dostatek nákladů (sídlo, auto, materiál, technika), může to být zajímavé i z pohledu snižování výšky daně z příjmu.

Nevýhody

  • Složitý převod duševního vlastnictví od autora (fyzické osoby, kterou je společník a jednatel) na společnost, protože společnost často nemá přímý smluvní vztah se samotným autorem. Toto je možné ošetřit buď trojstrannou smlouvou mezi společností, s.r.o. a autorem anebo samostatnou smlouvou o bezúplatném převodu duševního vlastnictví mezi společností a autorem.
  • Vlastní s.r.o. si vyžaduje vlastního účetního, je s ní spojených hodně nákladů a poměrně velké množství času majitele dané s.r.o. na její úspěšné administraci.
  • Nízká flexibilita při užívání financí společnosti jejím majitelem.

Tento režim vyžaduje více péče a energie, ale při vyšším příjmu dokáže pro majitele společnosti přinášet mnoho benefitů. 

4. Nezávislý autor

Pokud s autorem není uzavřená pracovní smlouva a autor nemá založenu ani živnost ani společnost.

Příjmy autora zdaňuje objednatel díla ve výši 19% (v SR) resp. 15% (v ČR) formou srážkové daně (pokud není dohodnuto jinak). Pokud autor nemá jiný příjem a zdravotní odvody za něj neplatí stát (např. z titulu statusu studenta), musí si platit minimální zdravotní odvody. Tato forma není využívána často.

Posted