Povinnosti fungující společnosti

Tak, a společnost máme založenou, vznikla, interní a externí vztahy jsou vyřešené. Co vás čeká po dobu života společnosti? Jaké jsou rozdíly ve fungování společnosti v Česku a na Slovensku?

1. Vedení účetnictví

Slovensko

• Pokud máte živnost anebo společnost, jste povinni vést účetnictví, a to buď v soustavě jednoduchého (možné jen u  živnosti) anebo podvojného účetnictví.
• Účetním obdobím je kalendářní rok (od 1. ledna do 31. prosince), anebo tzv. hospodársky rok (jiné 12-měsíční období). Hospodářský rok začínající v dubnu až v červnu je vhodný pro holdingové společnosti, protože budete moci dividendu vyplatit společníkům v horizontu měsíců.
• Společnost povinně sestavuje účetní závěrku k poslednímu dni účetního období a ukládá ji do registru účetních závěrek do 6 měsíců od jejího sestavení.
• Do registru účetních závěrek se ukládá už účetní závěrka schválena příslušným orgánem společnosti (v případě společnosti s ručením omezeným je jím valná hromada).
• Pokud ale ještě není schválena, je možné ji uložit neschválenou a následně se do 15 dnů po jejím dodatečném schválení na registr zašle oznámení o jejím schválení.
• Účetní závěrka se ale musí schválit a oznámení zaslat do registru nejpozději do 12 měsíců ode dne, ke kterému se schvaluje.

Česko

• V Česku vedou právnické osoby, resp. společnosti a podnikatelé zapsaní do obchodního rejstříku, účetnictví. OSVČ a fyzické osoby-podnikatelé nezapsaní do obchodního rejstříku, kteří nepřesáhli obrat 25 mil. Kč za kalendářní rok, vedou daňovou evidenci. Jde o evidenci potřebnou ke stanovení základu daně, tj. přehled příjmů a výdajů, majetku a závazků.
• Valná hromada společnosti projedná účetní závěrku nejpozději do 6 měsíců od konce účetního období a zveřejní ji ve sbírce listin obchodního rejstříku do 30 dnů od jejího schválení, nejpozději však do 12 měsíců od konce účetního období.

Doporučujeme vám najít si šikovného účetního, který vaše účetnictví povede. V rámci Sparring nabízíme kompletní CFO Support na měsíční subscription bázi, v rámci kterého zastřešujeme i účetnictví.

2. Rezervní fond

Slovensko

• Je vedlejší finanční rezervou společnosti, která slouží na krytí jejích ztrát.
• Povinně jej vytváří společnost s ručením omezeným a akciová společnost.
• Společnost s ručením omezeným má možnost výběru, zda rezervní fond vytvoří už při vzniku společnosti. Pokud ne, je povinna ho vytvořit z prvního zisku společnosti na základě řádné účetní závěrky (o doplnění rozhodne valná hromada při schvalování účetní závěrky, z které vyplývá dosažení zisku).
• Minimální výše je 5 % z čistého zisku, povinnost doplňovat fond platí do dosáhnutí 10 % základního kapitálu.
• S prostředky rezervního fondu nad minimální hranici může podnikatel volně disponovat.
• V případě nevytvoření rezervního fondu může soud společnost zrušit.

Česko

• V Česku se rezervní fond povinně nevytváří u žádné společnosti, kromě specifických případů akciové společnosti.

3. Registrace konečných uživatelů výhod / skutečných majitelů

Slovensko

• Všechny soukromé společnosti zapsané v obchodním rejstříku musí do obchodního rejstříku zaregistrovat i své konečné užívatele výhod (KUV) (to neplatí v případě, kdy má společnost svých KUV zapsaných v Registri partnerov verejného sektora).
• Nově založené společnosti podávají návrh na zápis KUV do obchodního rejstříku spolu s návrhem na zápis společnosti do obchodního rejstříku (existující společnosti na Slovensku měly povinnost registrace do 31. prosince 2019).
• Za nesplnění povinnosti může být uložena pokuta do 3.310 EUR. Údaje je nutné při změnách aktualizovat.
• Soudní poplatek se na Slovensku za registraci neplatí. Údaje o konečných uživatelích výhod nejsou veřejné a tedy nejsou uvedené na úředním výpisu z obchodního rejstříku, ani na www.orsr.sk.

Česko

• V Česku se skuteční majitelé zapisují do registru s názvem Evidence skutečných majitelů, a to prostřednictvím rejstříkového soudu nebo notáře.
• Existující společnosti měly povinnost své skutečné majitele registrovat do 1. ledna 2019 a společnosti zapsané do obchodního rejstříku po tomto datu tak mají učinit bez zbytečného odkladu po svém zápisu do obchodního rejstříku.
• V případě nesplnění povinnosti evidence nebo za zápisu nepravdivých údajů, lze uložit pokutu až do výše 500.000 Kč. S nesplněním této povinnosti jsou spojeny i další sankce, např. pozastavení výkonu hlasovacích práv nezapsaného skutečného majitele nebo zamezení výplaty podílu na prospěchu (zisku nebo likvidačním zůstatku) této osobě. Nepřímým důsledkem za nesplnění povinnosti mohou být i komplikace v rámci účasti na veřejné zakázce anebo v procesu žádosti o dotace.
• Poplatek za zápis je 4.000 Kč.
• Některé údaje o skutečných majitelích (např. jméno a příjmení, stát bydlište) jsou veřejné a lze je dohledat v evidenci skutečných majitelů na https://issm.justice.cz/.

4. Registrace korporátních změn

Každou změnu společníků, jednatelů nebo členů jiných orgánů společnosti, sídla, obchodního jména a jiné korporátní změny musíte zapsat do příslušného obchodního rejstříku.

V této souvislosti je zajímavá otázka, od kdy jsou korporátní změny účinné. Odpověď zní – jak které. V zákoně jsou přesně dané ty změny, které jsou účinné až zápisem do obchodního rejstříku (např. změna obchodního jména, snížení základního kapitálu společnosti). Změny, které nejsou podle zákona účinné až zápisem do obchodního rejstříku (např. změna jednatele) mohou být přijaté i s dřívější účinností, ne však dřívější, než ke dni přijetí rozhodnutí o změně. I v případě těchto změn je však povinností společnosti změny do obchodního rejstříku zapsat.

Slovensko

• Návrh na změnu zápisu v obchodním rejstříku musíte podat do 30 dnů od účinnosti rozhodnutí o změně, resp. od přijetí rozhodnutí příslušným orgánem společnosti (ve většině případů půjde o valnou hromadu).
• Poplatek za zápis změny do obchodního rejstříku je 33 EUR (podání elektronicky).

Česko

• Návrh na zápis změny do obchodního rejstříku musíte podat bez zbytečného odkladu od rozhodnutí, které změnu způsobilo.
• Poplatek za zápis je 2.000 Kč bez ohledu na formu podání (elektronicky nebo listinně).

5. Zaměstnanci

Smlouvy

Nezapomeňte mít s vašimi členy týmu dobře nastavené smluvní vztahy už od začátku spolupráce. Víc k tomuto tématu najdete v našem článku Jak zasmluvnit svůj interní tým.

Odvody

V případě, že jste zaměstnavatelem, ve vztahu k sociálním odvodům existují následující základní povinnosti:

Slovensko:

• Zaregistrovat se do registra zamestnávateľov nejpozději v den předcházejícím dni, ve kterém začnete zaměstnávat aspoň jednoho zaměstnance a odhlásit se do 8 dnů ode dne, ve kterém už nezaměstnáváte žádného zaměstnance.
• Každého zaměstnance nahlásit nejpozději den před započetím výkonu činnosti zaměstnance.
• Podávat měsíční výkazy pojistného ve lhůtě splatnosti odváděného pojistného.
• Platit za každého zaměstnance měsíční sociální odvody v součtu ve výši 25,20 % z vyměřovacího základu (platí pro rok 2022).
• Detailnější přehled najdete na stránkách Sociálnej poisťovne.

Česko:

V Česku platí stejné zásady povinností zaměstnavatele, až na následující rozdíly:

• Každého zaměstnance musí zaměstnavatel nahlásit nejpozději do 8 kalendářních dnů od vzniku pracovního pomeru České správě sociálního zabezpečení.
• Výše odvodů zaměstnavatele je celkem 31,30 % z vyměřovacího základu, přičemž 24,8 % platí zaměstnavatel a 6,50 % platí zaměstnanec.
• Detailnější informace můžete najít na stránkách České správy sociálního zabezpečení.

Ve vztahu ke zdravotním odvodům pak platí následující základní povinnosti:

Slovensko:

• Nahlásit zdravotní pojišťovně, že se stává plátcem záloh zdravotního pojištění za svého zaměstnance do 8 pracovních dnů od vzniku pracovního poměru. Lhůta 8 pracovních dnů platí i pro odhlášení se z placení těchto záloh.
• U placení zdravotních odvodů platí stejná zásada dvojitého placení odvodů, a to zaměstnavatelem ve výši 10 % ze superhrubé mzdy, a následně 4 % z hrubé mzdy za zaměstnance.
• Detailnější přehled uvádí i každá zdravotní pojišťovna na svých stránkách, např. slovenská Všeobecná zdravotná poisťovňa.

Česko:

• Výše pojistného je 13,5% z vyměřovacího základu.
• Zaměstnavatel musí zaměstnance nahlásit zdravotní pojišťovně zaměstnance taktéž do 8 pracovních dnů od vzniku pracovního poměru. Do 8 pracovních dnů musí zaměstnavatel také zaměstnance odhlásit.
• Další informace můžete nalézt na stránkách konkrétních zdravotních pojišťoven, např. Všeobecná zdravotní pojišťovna.

Daně za zaměstnance odváděné zaměstnavatelem

Slovensko:

• Zaměstnavatel má rovněž povinnost odvádět daň z příjmu ze závislé činnosti ve výši (od) 19% ze základu daně zaměstnance (v závislosti na výši jeho příjmů), a to formou záloh na daň z hrubé mzdy po odečtení sociálních a zdravotních odvodů a nezdanitelné části základu daně (pokud se uplatňuje), přičemž zaměstnanec obdrží svou mzdu již po srážkách – čistou mzdu.
• Předpokladem je registrace zaměstnavatele jako plátce daně ze závislé činnosti pomocí online formuláře slovenské Finančnej správy.
• Po pravidelném měsíčním vyúčtování mezd, respektive srážkách zmíněných záloh, zaměstnavatel zašle Finančnej správe oznámení o výši sražených záloh a uhradí bankovním převodem na přidělený účet daň z příjmu ze závislé činnosti dohromady za všechny zaměstnance.

Česko:

• Zaměstnavatel má také povinnost odvádět zálohu na daň z příjmu zaměstnance a to ve výši 15 % ze základu daně zaměstnance. Pozor, v roce 2021 došlo ke zrušení superhrubé mzdy. Sazba daně z příjmů zůstala stejná, ale mění se základ pro její výpočet. Daň se nyní počítá přímo z hrubé mzdy.
• Zaměstnavatel je povinen registrovat se na Finanční správě.
• Zaměstnanec může u zaměstnavatele podepsat Prohlášení poplatníka, kterým si u zaměstnavatele uplatňuje slevu na poplatníka nebo jiné slevy, které se mohou na zaměstnance vztahovat (např. sleva na studenta). Tím pádem se sleva uplatní již při vyplacení mzdy a zaměstnanec dostane vyšší čistou mzdu.
• Zaměstnavatel také zaměstnancům vystavuje Potvrzení o zdanitelných příjmech, resp. za zaměstnance může podávat daňové přiznání.

Daně

Slovensko:

Do 30 dnů od získání živnostenského oprávnění máte povinnost online formulářem Finančnú správu SR požádat o přidělení daňového identifikačního čísla (DIČ) pro účely zdaňování příjmu (zisku). Správce daně přidělí DIČ do 30 dnů od podání žádosti.

Právnické osoby s 12 měsíčním obratem vyšším než 49.790 EUR jsou povinny se registrovat jako plátci daně z přidané hodnoty (DPH). Pokud nedosahují uvedenou sumu, mohou se registrovat i dobrovolně. Správce daně přidělí identifikační číslo DPH (IČ DPH).

Dobrovolní plátci DPH si mohou uplatňovat vratky DPH ze zakoupeného zboží a služeb ve výšce 20 % z fakturované sumy, zároveň ale musí odvádět DPH z prodaného zboží a služeb, a to každý měsíc anebo kvartálně. Z uvedeného vyplývá, že být dobrovolným plátcem DPH se vyplatí jen pokud jsou náklady podnikatele vyšší než příjmy.

Celá komunikace s Finančnou správou SR je elektronická, prostřednictvím využití občanského průkazu s čipem, resp. zaručeného elektronického podpisu (více informací nabízí stránky Finančnej správy SR). Taková komunikace je nezbytná, ať už z důvodu registrace zaměstnavatele jako plátce daně z příjmu ze závislé činnosti, anebo při žádosti o přidělení DIČ anebo IČ DPH.

Česko:

V Česku je také možná elektronická komunikace s finanční správou.

Poplatník daně z příjmu (OSVČ nebo společnost) je povinen registrovat se k dani z příjmu do 15 dnů od vzniku společnosti (tj. od zápisu do obchodního rejstříku), resp. od doby, kdy začal vykonávat samostatně výdělečnou činnost jako OSVČ. Pro účely registrace jsou zveřejněné elektronické formuláře. Finanční úřad přidělí daňové identifikační číslo (DIČ) v případě registrace k jakékoliv dani.

Osoby (OSVČ i společnosti) s 12 měsíčním obratem vyšším než 1.000.000 Kč jsou povinné se registrovat jako plátci daně z přidané hodnoty (DPH) (s výjimkou osob, které uskutečňují výlučně plnění osvobozené od daně bez nároku na odpočet daně). Při nedosáhnutí uvedené sumy se mohou registrovat i dobrovolně. Základní sazba DPH začíná na 21 %, první snížená sazba je 15 % a druhá snížená sazba je 10 %.

Bezpečnost a ochrana zdraví při práci (BOZP)

Slovensko:

Při uzavření pracovního poměru je zaměstnavatel povinen seznámit své zaměstnance s předpisy o zajištění bezpečnosti a ochrany zdraví, následně opakovat tuto povinnost alespoň každé dva roky a splňovat další množství souvisejících BOZP povinností. Protože administrativní náročnost může být vysoká a pokuty za nedodržení BOZP předpisů také (do 100.000 EUR), doporučujeme využít služby firem nabízejících BOZP servis (např. Instructor poskytuje službu za cenu pohybující se kolem 8 EUR / 1 uživatel / na 1 rok).

Česko:

Zaměstnavatel je povinen seznámit své zaměstnance s předpisy na zajištění bezpečnosti a ochrany zdraví při práci v případě uzavření pracovního poměru, při změně pracovního zařazení a druhu práce, zavedení nové technologie nebo pracovního postupu a v případech s podstatným vlivem na bezpečnost a ochranu zdraví při práci. Je též povinen opakovat toto seznámení alespoň každé dva roky. Toto se většinou děje formou online nebo offline školení. Pokuty za nedodržení předpisů BOZP se pohybují od 300.000 Kč do 2.000.000 Kč. I v ČR existují různé firmy nabízející služby BOZP (např. E-profesor).

6. Pojištění

Zvažte nepovinné, ale přínosné pojištění odpovědnosti za škody při výkonu podnikání. Cena pojistného se odvíjí od individuálních parametrů společnosti, jako je například majetek a obrat společnosti nebo počet zaměstnanců. V případě zájmu o výpočet výše pojistného vám doporučujeme obrátit se přímo na vaši pojišťovnu.

7. Krize (týká se jen Slovenska)

Po dobu existence společnosti je důležité vyhýbat se tzv. krizi společnosti. Pokud se společnost do krize dostane, statutární orgán (v s.r.o., jednatel) má aktivní úkol podniknout opatření na její překonání. Úvěr poskytnutý společnosti v době krize společníkem, který má alespoň 5 % podíl, členem orgánu společnosti, tichým společníkem nebo jejich blízkou osobou, není možné v době krize vrátit. Pokud se vrátí, statutární orgán ručí za jeho vrácení zpět společnosti vlastním majetkem. Po dobu krize také nedostanete žádný bankovní úvěr.

8. Ochrana spotřebitele

V případě že plánujete provozovat e-shop nebo prodávat zboží nebo poskytovat služby fyzickým osobám, které při nákupu nebudou v pozici podnikatele, nesmíte zapomenout na to, že do hry vstupuje spotřebitel a s ním spojené právní předpisy, které spotřebitele chrání všemožnými způsoby. Ve vztahu ke spotřebiteli, kterému prodáváte zboží nebo službu na dálku musíte dodržovat množství informačních povinností, jakož i zabezpečit dodržování jeho práv (souvisejících s reklamací, možností odstoupení od smlouvy, apod.).

Součástí e-shopu, resp. webové stránky anebo mobilní aplikace, by měly být všeobecné obchodní podmínky, které budou o mnohém informovat, a nezapomínejte také na Privacy a Cookies Policy, o který se víc dočtete v našem článku Zpracování osobních údajů.